LO QUE NECESITAS CONOCER DE LA NORMA ISO 14001

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1. ¿QUÉ ES ISO 14001 Y UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL?

ISO 14001:2015 es la norma internacional que establece los requisitos para implantar un Sistema de Gestión Ambiental en una empresa, de forma que la organización consiga gestionar el equilibrio entre la reducción del impacto ambiental y el mantenimiento de la rentabilidad, utilizando para ello una gestión más eficiente de los recursos y de sus procesos.

Implantar una Sistema de Gestión Ambiental bajo los requisitos de la norma ISO 14001, hará que la empresa determine sus riesgos ambientales y los mantenga controlados, consiga reducir costes mediante la aplicación de medidas de consumo eficiente de los recursos y al mismo tiempo, le permitirá asegurar el cumplimiento de los requisitos legales.

2. ¿QUIÉN LO CERTIFICA?

Una empresa que quiera certificar su Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 deberá contar con una Entidad de Certificación, acreditada por ENAC, que se encargará de auditar el sistema de gestión ambiental, evaluando si cumple con todos los requisitos de la norma y si está correctamente implantado en la empresa.

La certificación bajo la norma ISO 14001 de una empresa, se logra después de que la entidad de certificación escogida que la empresa constate que se cumplen los requisitos definidos en la norma y que se ha implantado y mantenido un Sistema de Gestión Ambiental.

Existen distintas entidades certificadoras acreditadas en nuestro país. En España, el único organismo con potestad para otorgar acreditaciones es la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) declarada, según el Real Decreto 1715 de 2010 del estado español, y en cumplimiento de lo establecido en el Reglamento Europeo (CE) n.º 765/2008. Las acreditaciones otorgadas a una Entidad de Certificación se hacen por sectores de actividad, con lo que es fundamental que la empresa, a la hora de elegir con quién certificarse, previamente se asegure de que la entidad elegida está acreditada para la actividad a la que se dedica

3. PASOS A SEGUIR POR UNA EMPRESA PARA CERTIFICARSE

Cuando una empresa se ha decidido por implantar un Sistema de Gestión Ambiental según los requisitos de la norma ISO 14001 es porque quiere lograr que sus procesos sean más eficientes y más respetuosos con el medio ambiente, al tiempo que demuestra ante la sociedad y todas las partes interesadas su claro compromiso por mejorar su gestión ambiental. Pues bien, una vez tomada la decisión, para que el Sistema de gestión se certifique con éxito, los pasos a seguir serán los siguientes:

Paso 1. Diagnóstico inicial

En esta primera fase se realizará un diagnóstico ambiental para conocer el funcionamiento de la empresa y el grado de cumplimiento de la actual forma de trabajo de la organización respecto a los requisitos de la norma ISO 14001:2015, y además comprobando el cumplimiento legal ambiental y de seguridad industrial de la empresa.  Teniendo en cuenta dicho diagnóstico se realizará una planificación de trabajo para definir cómo va a ser el desarrollo del proyecto.  Será fundamental la implicación de la Alta Dirección, puesto que se le exige un claro compromiso, comenzando, en este primer paso, por definir el alcance de certificación.

En esta fase es conveniente designar a la persona de la empresa que liderará el proceso de implantación del sistema de gestión, la cual actuará como coordinadora de los trabajos e interlocutora con la entidad de certificación. También será la persona que mantenga informada a la Dirección acerca del proceso de implantación y le transmita las necesidades de recursos para una exitosa culminación del proceso.

Paso 2. Elaboración de la documentación del sistema

En esta etapa se definen aspectos clave del Sistema de Gestión Ambiental de la organización y se procede a la elaboración de la documentación que formará dicho Sistema. Para ello se utilizará toda la información obtenida en la fase del diagnóstico y la que sea necesario recabar posteriormente, para lograr el diseño de una documentación que sea lo más práctica y útil posible para la organización y que garantice el cumplimiento de la norma a implantar y de todos los requisitos legales que la empresa necesite cumplir.

Paso 3. Implantación y puesta en marcha del sistema

A medida que se va diseñando la documentación del Sistema de Gestión Ambiental se irán implementando los procedimientos y registros en todos los procesos contenidos en el alcance. Además, en todas aquellas áreas en las que se hayan implantado los procedimientos se realizará un seguimiento que permita verificar la bondad del sistema diseñado.  De esta forma se podrán efectuar a tiempo las correcciones oportunas encaminadas a obtener un resultado satisfactorio.

Paso 4. Auditoría Interna

Una vez finalizada la fase de implantación, y tras la generación de los registros pertinentes por parte de la organización, se comprobará el cumplimiento del Sistema de Gestión Ambiental desarrollado mediante la realización de una Auditoría Interna. La finalidad de esta auditoría es detectar posibles desviaciones y alcanzar el ajuste final del sistema. Como resultado de esta auditoría, se elaborará un Informe en el que se reflejarán los resultados de esta, y en base a ellos se podrán subsanar las posibles deficiencias que pudieran detectarse antes de encaminarse al paso de la certificación.

Para que la auditoría interna sea eficaz debe ser realizada por personal debidamente cualificado y será fundamental que el auditor o equipo auditor se encuentre formado en la ISO 14001, que conozca la actividad de la empresa y que sea imparcial e independiente de los departamentos auditados.

Paso 5. Auditoría de Certificación

Una vez que se haya verificado que el Sistema de Gestión Ambiental cumple con los requisitos de la norma ISO 14001:2015, la organización deberá elegir una entidad certificadora acreditada por la ENAC y comenzar con el proceso de certificación.

La auditoría de certificación se realizará en dos fases, una Fase I en la que los auditores verificarán in situ si el diseño del sistema de gestión es adecuado para sus procesos y que cumple, a grandes rasgos, con los requisitos de la norma y con los requisitos legales ambientales y de seguridad industrial que le sean de aplicación.

Y una Fase II en la que los auditores verificarán in situ la implementación de las mejoras propuestas durante la Fase 1 y el cumplimiento de lo establecido en el Sistema de gestión ambiental en todos los procesos de la empresa, haciendo hincapié en los operativos. Tras la finalización de la auditoría elaborará un informe para determinar la conformidad del Sistema de Gestión, con respecto a las exigencias de la norma a certificar.

Si el resultado de la auditoría ha reflejado alguna no conformidad, la entidad certificadora establece un plazo para proponer las acciones correctivas correspondientes, para lo que se elaborará un Plan de Acciones Correctivas (PAC)

Después de conseguir la Certificación ISO 14001 es necesario su mantenimiento, puesto que el certificado se concede por tres años, debiendo realizar auditorías de seguimiento anuales y una auditoría de re-certificación, a los tres años.

 

4. ¿QUÉ BENEFICIOS OBTIENE UNA EMPRESA CON EL CERTIFICADO ISO 14001 DE GESTIÓN AMBIENTAL?

Una empresa que implante una Sistema de Gestión ambiental obtendrá múltiples beneficios al tiempo que contribuirá a mejorar la repercusión de su actividad en el medio ambiente. Entre los beneficios están:

1. Ahorrar costes mediante un uso más eficiente de los recursos, tanto de materias primas como de consumo de energía, agua, combustible…
2. Reducir los costes derivados de la gestión de residuos, vertidos, emisiones…gracias al control adecuado de la generación de los mismos.
3. Conocer y evaluar todos los aspectos ambientales relevantes de la actividad de la empresa, desde la perspectiva de ciclo de vida.
4. Mejorar la imagen corporativa de la empresa ante la sociedad en general.
5. Disponer de mas oportunidades gracias a su mejor posicionamiento en el mercado y al amplio reconocimiento internacional del que dispone la norma.
6. Mejorar el desempeño de los procesos internos mediante un control eficiente de los mismos.
7. Prevenir y controlar los posibles riesgos ambientales de la organización.

5. ¿Y CUÁLES SON LOS REQUISITOS CONCRETOS DE ISO 14001?

La última versión de la norma ISO 14001 es la de 2015, y al igual que las ISO 9001, que ya tratamos en una entrada anterior, presenta una estructura de alto nivel (HLS), lo que las hace fácilmente integrables, compatibles y armonizables.

La estructura común de los apartados de los requisitos es la siguiente:

Capítulo 4. Contexto de la organización

Capítulo 5. Liderazgo

Capítulo 6. Planificación

Capítulo 7. Soporte

Capítulo 8. Operaciones

Capítulo 9. Evaluación del desempeño

Capítulo 10. Mejora

A continuación, pasamos a desarrollar cada uno de estos capítulos, para que puedan hacerse una idea de los aspectos que deberán tener en cuenta en cada uno de ellos, si se deciden por implantar en su organización un Sistema de Gestión Ambiental en base a la norma ISO 14001.

Capítulo 4. Contexto de la organización

Tal y como especifica la norma, para determinar y analizar su contexto, la organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Y entre dichas cuestiones se incluirá las condiciones ambientales que puedan afectar a la actividad de la organización o que puedan verse afectadas por dicha actividad.

Lograr establecer el contexto de una organización es un paso inicial importante para la correcta implantación de un sistema de gestión ambiental, puesto que la empresa debe establecer los aspectos externos e internos, y las condiciones ambientales que serán necesarios para lograr sus objetivos y su dirección estratégica y que afectan a la capacidad que estas tienen para lograr dichos objetivos.

Además, para ello, determinará qué partes interesadas y/o grupos de interés (internas/externas) son pertinentes en relación con el sistema de gestión ambiental, e identificará sus necesidades y otros requisitos mediante su análisis en la identificación de riesgos y oportunidades

Capítulo 5. Liderazgo

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental, y demostrar que este es eficaz. Para ello debe:

–  Establecer una política ambiental apropiada al contexto de la organización y a su actividad, y que incluya un claro compromiso por la mejora continua de la gestión ambiental y por el cumplimiento de requisitos legales ambientales

– Planificar objetivos ambientales que sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto.

– Asegurar los recursos necesarios para la correcta implementación del sistema y para que este funcione, tanto recursos humanos como de infraestructura o económicos.

– Lograr la implicación del personal con la gestión ambiental y mantener una comunicación con ellos fluida y eficiente sobre los requisitos del sistema.

– Implementar los medios necesarios para que el Sistema de Gestión Ambiental logre los resultados previstos.

Capítulo 6: Planificación

Una empresa que quiera planificar el Sistema de Gestión Ambiental deberá tener en cuenta los aspectos y requisitos mencionados en el capítulo 4 de la norma, y además deberá determinar los riesgos y oportunidades relacionados con sus:

– aspectos ambientales

– requisitos legales y otros requisitos

Además, deberá establecer las acciones necesarias parar abordar dichos riesgos y oportunidades, con el objetivo de:

– asegurar que el sistema de gestión ambiental puede lograr sus resultados previstos;

– prevenir o reducir los efectos no deseados, incluida la posibilidad de que condiciones ambientales externas afecten a la actividad de la organización;

– lograr la mejora continua.

La empresa tendrá que determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios, considerando tanto aquellos que pueda controlar como aquellos sobre los que pueda influir. Y además tendrá en cuenta todas las etapas de los procesos, desde la recepción de materias primas, pasando por la producción, transporte y hasta el final de la vida útil de los productos. Esto es lo que esta última versión de la norma ha realización de la identificación y evaluación de los aspectos ambientales desde la perspectiva de ciclo de vida.

Si analizamos un ciclo de vida genérico podría abarcar las siguientes etapas:

• Adquisición de materias primas, durante la cual se pueden establecer distintos criterios tanto de control como de capacidad de influencia sobre los proveedores.
• Diseño, que permitirá introducir mejoras en el producto y tener en cuenta criterios de sostenibilidad desde el inicio, como el uso de unos materiales específicos que faciliten la eliminación final.
• Fabricación o producción, fase en la que la empresa puede ejercer un control directo, por ejemplo, intentando reducir el consumo energético, buscando equipos más eficientes.
• Envasado, se debe buscar la reducción de los embalajes y elegir materiales con el menor impacto posible.
• Distribución, habrá capacidad de control o de influencia por ejemplo en cuanto a la elección de rutas, a la reducción de emisiones de CO2 y/o la disminución del uso de combustibles fósiles.
• Uso del producto, en esta fase cobrará gran importancia la información que se le facilite al cliente o usuario puesto que no se dispondrá de capacidad de control.
• Fin de vida útil, que se debe tener presente desde el inicio para buscar posibles soluciones de reciclaje, eliminación o reutilización de los distintos materiales que conforman el producto.

En estas actividades concretas, la organización tendrá una oportunidad de tomar decisiones que favorezcan la minimización de impactes negativos y fomenten los positivos

Capítulo 7: APOYO

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental. Para ello debe establecer la competencia necesaria del personal para desempeñar correctamente su puesto de trabajo y debe asegurarse de que conocen perfectamente sus funciones y responsabilidades.

Cuando detecte necesidades de formación, la dirección debe tomar medidas para que dichas necesidades sean cubiertas, para lo que planificará anualmente la formación.

También debe asegurarse de que los trabajadores conozcan la política ambiental de la empresa, los aspectos ambientales significativos y los impactos que generan, así como la importancia que su propio trabajo tiene en la eficacia del sistema y en la mejora continua del desempeño ambiental de la empresa, así como las repercusiones de los incumplimientos de los requisitos del sistema o de los requisitos legales. Para ello, será fundamental que la Dirección pueda evidencias que ha realizado esas comunicaciones y por tanto, tendrá que implementar un sistema de comunicación tanto interna como externa, que sea eficaz y fluido, y que le permita realizar todas las comunicaciones pertinentes al sistema de gestión ambiental.

Además, como en todo sistema de gestión, debe establecer un sistema para el control de la información documentada, su elaboración, revisión, aprobación, conservación…de modo que pueda disponerse de la documentación en vigor y de las evidencias de su cumplimiento.

Capítulo 8. Operación

La empresa debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental. Dentro del sistema de gestión ambiental se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se va a aplicar a los distintos procesos.

Teniendo en cuenta la perspectiva de ciclo de vida la organización tendrá que:

• Establecer controles para asegurar que se tienen en cuenta requisitos ambientales en el proceso de diseño y desarrollo del producto o del servicio que ofrece, y además considerando cada etapa del ciclo de vida.
• Determinar requisitos ambientales a la hora de realizar compras de productos o de subcontratar algún tipo de servicio, y comunicará a los proveedores y subcontratas sus requisitos ambientales. De este modo, la organización utilizará su capacidad de influencia sobre ellos y evaluará su desempeño ambiental anualmente.
• Considerar o decidir si se debe informar acerca de los impactos ambientales potenciales significativos de sus procesos, teniendo en cuenta todo el ciclo de vida, desde el transporte, entrega, uso, tratamiento al finalizar la vida útil…

Además, la organización tendrá que mantener evidencias de los controles operacionales, es decir, que mantendrá información documentada para comprobar que todos los procesos se están llevando a cabo según lo planificado y que están cumpliendo con los requisitos del Sistema de Gestión ambiental.

Otro aspecto muy importante dentro del capítulo 8 de la norma ISO 14001, es el de preparación y respuesta ante emergencias. La organización debe establecer, implantar y mantener los procesos necesarios para responder a las situaciones de emergencias. La empresa tendrá que:

• Establecer un plan de situaciones de emergencia ambiental, en el que incluirá acciones encaminadas a prevenir que dichas situaciones se materialicen y también acciones para prevenir impactos ambientales y consecuencias de esas posibles situaciones de riesgo.
• Evaluar y revisar periódicamente las acciones planificadas para dar respuesta a las situaciones de emergencias y comprobar su funcionamiento a través por ejemplo de simulacros.
• Revisar y actualizar los planes cuando se llegue a materializar alguna de las situaciones de emergencia o se produzca algún accidente.

foto: Dooder

Capítulo 9: Evaluación del desempeño

La organización tendrá que establecer una metodología de seguimiento y medición de los procesos, que les permita llevar a cabo un análisis y evaluación del desempeño ambiental. Y cuando los procesos productivos requieran la utilización de equipos de seguimiento y medición, la organización se asegurará de que estén calibrados y se usen y mantengan de manera adecuada.

Además, para llevar a cabo una evaluación del desempeño ambiental adecuada la organización tendrá que:

• Realizar un seguimiento de todas aquellas operaciones o procesos que puedan generar impactos, como los consumos de recursos, la generación de residuos, los vertidos, generación de emisiones…y podrá establecer indicadores ambientales que les permita medirlos.
• Realizar seguimiento y evaluación de los requisitos legales ambientales y su grado de cumplimiento, definir con qué periodicidad se revisará dicho cumplimiento y tomar las medidas que se estimen oportunas en caso de ser necesarias.
• Medir el grado de cumplimiento de los objetivos ambientales planificados.
• Establecer los momentos en los que se deben realizar los seguimientos y determinar los criterios de aceptación que utilizará para analizar los resultados.

Por tanto, en primer lugar, la organización tendrá que analizar todos los procesos y actividades que desarrolla para determinar si pueden generar algún tipo de impacto ambiental y como ya hemos comentado, para ello tendrán que definir ciertos indicadores ambientales.

Las organizaciones deben conservar la información documentada como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento.

Finalmente, la alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización a intervalos planificados, para evaluar su correcto desempeño y asegurar su eficacia y mejora continua.

La revisión por la dirección debe incluir:

a) el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;

b) los cambios en:

1) las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión ambiental;

2) las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y otros requisitos;

3) sus aspectos ambientales significativos;

4) los riesgos y oportunidades;

c) el grado en el que se han logrado los objetivos ambientales;

d) la información sobre el desempeño ambiental de la organización, incluidas las tendencias relativas a:

1) no conformidades y acciones correctivas;

2) resultados de seguimiento y medición;

3) cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;

4) resultados de las auditorías;

e) adecuación de los recursos;

f) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas;

g) las oportunidades de mejora continua;

Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir:

• las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión ambiental;
• las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua;
• las decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión ambiental, incluidas los recursos;
• las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales;
• las oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión ambiental a otros procesos de negocio, si fuera necesario;
• cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización.

Capítulo 10: Mejora.

El proceso de mejora implica que la organización determine y seleccione aquellas oportunidades de mejora que va a implementar para lograr la mejora continua de su Sistema de Gestión Ambiental. Este proceso debe incluir:

• Mejoras de los procesos para prevenir no conformidades
• Mejoras de los productos y servicios para cumplir con los requisitos conocidos y esperados
• Mejoras de los resultados del Sistema de Gestión Ambiental

Una empresa establecerá y mantendrá procedimientos que definen las responsabilidades para investigar las no conformidades detectadas en el Sistema de Gestión, e iniciar las acciones correctivas aplicables, si procede. La organización debe demostrar además que, cuando ocurra una incidencia o no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, actúa del siguiente modo:

a) reaccionar ante la no conformidad, y cuando sea aplicable:

1) tomar acciones para controlarla y corregirla;

2) hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos;

b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en otra parte, mediante:

1) la revisión de la no conformidad;

2) la determinación de las causas de la no conformidad;

3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir;

c) implementar cualquier acción necesaria;

d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; y

e) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión ambiental.

Las acciones correctivas deben ser apropiadas a la importancia de los efectos de las no conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales.

En definitiva, las organizaciones y/o empresas deben mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia de su Sistema de Gestión Ambiental, para demostrar su claro compromiso por lograr que sus procesos sean cada día más respetuosos con el medioambiente y generen el menor impacto ambiental posible. Deberán tener en cuenta la evaluación y los elementos de salida de la revisión por la dirección para confirmar si hay áreas de bajo desempeño u oportunidades que deban tratarse como parte de la mejora continua, que es el fin último de un Sistema de Gestión.